主页 › CRM Blogs › 如何衡量 Salesforce 用户采用率

今天，我们将讨论衡量 Salesforce 用户采用率。这将向您的公司显示您的用户是否真的在 Salesforce 中登录和工作（或没有）。它还将提供他们在 Salesforce 中所做的工作的一般概述。

提高采用率将有助于您的 Salesforce 投资回报率，因此管理员需要密切关注是一件好事。AppExchange 上有一个免费的应用程序，但今天，我将向您展示如何创建自己的采用仪表板，它可以根据您的特定要求进行定制。

收集您的用户采用要求

首先，我们需要弄清楚这些要求。要做到这一点，我们需要问自己一些问题。

“我们的用户应该在 Salesforce 中做什么？”这就是您的利益相关者、领导和管理团队至关重要的地方。与组织中的每个团队一起坐下来问：“您希望在 Salesforce 中看到您的团队的什么？您的用户应该在 Salesforce 中做什么？

作为管理员，我们知道用户可能会定期做一些事情：

  • Login
  • 编辑记录
  • 创建记录

我们的领导团队在发现会议期间为我们提供了更多详细信息：

  • 创造机会
  • 更新 Opportunity（特别是 Next Steps 和 Stage 字段）
  • 更新 Leads（特别是 Status 字段并转换为 Contacts）
  • 日志记录活动

创建您的用户采用仪表板

使用这些信息，我们可以构建我们的报告和仪表板。让我们从设置 Report Folder 和 Dashboard Folder 开始。

导航到 Reports -> New Folder ->将其命名为 “User Adoption Reports”

导航到 Dashboards -> New Folder ->将其命名为 “Administrator Dashboards”

用户报告

我们要构建的第一组报告是 User reports（用户报告），它将包含以下组件：

  • 活动用户数
  • 未登录的用户（过去 7 天）
  • 过去 7 天内的用户登录次数
  • 按上次登录日期划分的用户数

这些报告将告诉我们谁的登录频率不够高（至少每天一次，并且至少在一周中的多天）。您可以根据需要调整这些日期时间段。所有这些报告都将位于 User 对象上。

最重要的字段是 “登录日期/时间”。当您将此字段从报表中移出时，您将看到每个 User 表示为一行。这非常适合仅计算活动用户数或仅查看“上次登录”的报表。但我们的一些报告将关注总频率。在报告中添加“登录日期/时间”字段将显示每个符合条件的用户的每次登录 – 这对于查看单个用户多次登录非常有用。

此报告仅显示 “Last Login” 列;它不包括 “Login Date/Time” 列，每个用户代表一次。

这是完全相同的报告（如下），但我包含了“Login Date/Time”字段，以便您可以查看人们登录的频率：

Eleanor 和 Hazel 会定期登录，但 Chloe 只登录过一次。

我们的第一份报告只是计算我们在 Salesforce 中有多少活跃用户。我们希望排除 “Login Date/Time” 字段，因为我们现在不计算每次登录。我们唯一的筛选器将是 Active = TRUE，我们还将排除自动创建的 Salesforce 用户，因为这些用户不计入我们的许可证使用量。我们将在仪表板上使用它，因此让我们按 “Username” 进行分组。

然后我们可以将此报告添加到我们的仪表板中。

在仪表板编辑屏幕中，我们可以使用相同的报告对未登录时间最长的用户进行堆叠排名。

我们可以获取刚刚创建的报表并修改过滤器，调整列，并使用 “Save As” 创建其余的报表：

  • 在过去 7 天内未登录的用户（筛选 Last Login 不等于 LAST 7 DAYS）。
  • 过去 7 天内的热门登录次数（筛选条件“登录日期/时间等于过去 7 天”）。

根据您的要求，您可能希望为每个配置文件、管理器或位置添加 Users 数的组件。您还可以查看一段时间内的登录趋势。

Opportunity 报告

让我们继续看仪表板的 records 部分。从 Opportunities（优化）开始，我们将了解：

  • 过去 30 天内创建的 Opps。
  • 年初至今 （年初至今） 的 Opps Creation 趋势。
  • 已编辑 Opps Stage 值（确保已启用 Field History）。
  • Opps Edited – Next Steps、Stage 和 Created （确保已启用 Field History）。

显示102550100条目搜索：

报告名称报告类型
过滤 器笔记
最近 30 天创建的 Opps机会创建日期 = 过去 30 天显示为整数，或显示 Amount 的总和。或者显示按 Opportunity Owner 或 Creator 分组的编号。
Opps Created Trending YTD机会创建日期 = 今年显示为水平条形图，以便轻松查看增加或减少。每月或每季度分组。
OppsOpportunity Field 历史记录编辑日期 = 今年、任何阶段、字段事件 = 由潜在客户转化创建、已创建、下一步、阶段按操作分解这些内容，或组合显示，就像这个例子一样。水平条形图，用于可视化随时间推移的增加或减少。

对组织中的其他对象重复此过程（根据需要）以评估采用情况。请记住，单个仪表板上最多只能有 20 个组件。因此，如果您有很多，则可能需要按团队 / 对象类型将它们分开。

潜在客户报告

对于 Leads （潜在客户），我们来看一下：

  • 已创建潜在客户
  • 潜在客户创建趋势
  • 已转换的潜在客户
  • 潜在客户状态编辑

显示102550100条目搜索：

报告名称报告类型过滤 器笔记
年初至今创建的机会和引领趋势的年初至今导致创建日期 = 今年这是一个用于生成两个仪表板组件的报表。只显示为整数，然后显示为水平条形图。
潜在客户编辑潜在客户历史编辑日期 = 今年，现场事件 = 已创建，潜在客户已转化，潜在客户状态这 3 次编辑是已完成工作的最高指标，因此我们希望看到这 3 次编辑显示出来。

活动报告

如果您的组织使用 Activities，并且您希望 Users 执行日志电子邮件、事件或跟踪会议等操作，这是查看他们是否在执行他们应该执行的操作的好方法。毕竟，管理员的备用短语是：“如果它不在 Salesforce 中，它就没有发生！

显示102550100条目搜索：

报告名称报告类型过滤 器笔记
任务创建趋势任务和事件创建日期 = 今年这是一个用于生成两个仪表板组件的报表。只显示为整数，然后显示为水平条形图。按类型排序可添加有价值的详细信息。

就是这样！我们的仪表板是完整的。

总结

如果您正在新组织工作，则可能需要每天或每周订阅此控制面板，并为陷入困境的用户或团队提供额外的培训。在用户采用方面有很多选择，因此我更喜欢为此制作自己的仪表板，而不是使用已安装的软件包。除了最初的 “User Login” 报告之外，大多数组织的要求都是唯一的，特别是当他们使用自定义对象时。

不过，需要注意的一点是，如果您与领导团队共享此仪表板，这是一个用户采用仪表板 – 它不是为了显示您的用户是否做得“好”。如果您的领导团队希望查看有关数据质量、赢率或管道增长的指标，则应将这些指标添加到单独的控制面板中。

对于此仪表板，要记住的另一件重要事情是日期以及现实生活中的人性。例如，如果本月的登录量急剧下降，您不想惊慌 – 这可能是该月的第一天、重大假期，或者用户可能正在休假或事假。重要的是不要做出假设。

无论您决定如何使用此仪表板，我希望您能为您的组织取得成功！

相关内容：