商业上的成功就是要紧紧地运作,每个团队成员都知道对他们的期望以及在每种情况下该怎么做。
借助业务手册,您的团队可以保持一致,并且您可以让您的员工承担责任。这为您提供的稳定性和可预测性使您能够成功扩展您的组织。
但这一切都始于将您所有的顶级游戏记录在一个地方!这样,每个人都按照相同的规则进行游戏,任何人都可以玩任何位置。
因此,在本文中,我们将分解您需要了解的有关构建成功的商业手册的所有信息!
什么是业务手册?
业务手册包含您公司的所有流程、政策和标准操作程序 (SOP)。该手册也称为公司手册,概述了您的企业如何完成其工作,包括每个角色、职责、业务战略和差异化因素。
业务手册包括您的入职培训和公司欢迎内容、所有必要的入职政策和程序(将成为员工手册的一部分)、企业中每个人及其工作概述,以及针对每个角色和职责的所有相关记录培训。
每个业务手册都有四个核心要素:
- 公司简介(您的组织是谁以及您是如何到达那里的)
- 人员(谁是谁,谁做什么)
- 策略(须知)
- 流程(操作方法)
总而言之,这四个要素可确保您的团队不必猜测如何完成他们的工作。相反,他们确切地知道对他们的期望以及如何完成它。
可以这样想。当您购买新车时,您会得到一本巨大的用户手册。这本手册教您关于新投资的所有事情(也许还有一些您永远不需要知道的事情)。
您的手册就是您企业的用户手册!它概述了您公司的所有业务知识,并让您团队中的任何人都可以完成任何任务。但最重要的是,它可以让您的企业平稳运行。
这就是问题所在 – 与汽车手册不同,您需要自己构建自己的手册。这包括随着您的业务发展使其保持最新状态。
业务手册(playbook )的主要用途是什么?
业务手册可作为参考指南,员工可以参考它来了解公司的规则、政策、最佳实践和 SOP 的方向和清晰度。
无论规模或行业如何,每个企业都需要一个业务手册才能平稳运行并成功扩展。它应该填写您所有记录的流程、政策和程序。
毕竟,冠军运动队获胜是因为他们拥有合适的球员和扎实的战术手册。扩展您的业务也不例外!
当然,您需要一个充满顶尖人才的名单。但您还需要记录所有重要内容,因此您的流程和策略存在于您的脑海之外。任何人都可以运行它们。这样,您的企业就可以扩展到您自己之外。
这是因为使用业务手册:
- 正确的做事方式只有一种,每个人都对此达成一致。
- 你实际上可以让人们对以这种方式做事负责。
- 您的操作变得更加可靠和可复制,因此您最终可以扩展。
但是,如果没有剧本,您的企业就有可能看起来不太像冠军运动队,而更像幼儿园的足球队。每个人都在追球,互相撞击,试图获胜。
例如,假设您本周生病了。而且您的任何职责都没有记录在案(或者您的团队不知道文档在哪里)。这意味着您的责任不会发生。
或者,这意味着您的团队其他成员会猜测他们是如何做事的 – 他们可能会犯错误。虽然在社交帖子上犯错可能没什么大不了的,但工资单上的错误可能会导致大问题。
我的团队中谁应该实际构建它?
简短的回答:您的主题专家(或者我们称他们为主题所有者)。
虽然您可能是企业主或领导者,但这并不意味着您需要自己构建手册。事实上,你不应该这样做!
在 夏智科技,我们坚信建立您的业务手册是一项团队运动。这意味着,每个人都应该记录他们负责的作品 – 而不是他们不负责的任何事情。
这可能意味着领导您的人力资源团队的任何人都会记录您的招聘流程以及您如何寻找优秀的候选人。同时,负责您公司培训的人将记录如何创建引人入胜的培训内容。这样,构建您的手册就不会全部落在一个人身上(即使那个人不是您)。
一方面,这将使构建您的业务手册不会让人感到不知所措。但它也将确保您的 playbook 仅包含最佳和最新的信息。我的意思是,说真的,谁知道如何比真正做事的人做得更好呢?
如何创建业务手册
构建您的业务手册可能感觉像是一个庞大而繁重的项目,您不确定如何解决。但老实说,这比听起来要容易得多。
这是因为即使您(尚未)记录单个流程或策略,您也已经构建了它们。我们的证据?您的企业已经运营。而且您已经在运送您的流程或交付您的服务。
这意味着您制定了策略和流程。现在,您只需要在您的业务手册中捕获它们!
以下是创建业务手册的方法(只需 3 个简单的步骤):
第 1 步:审核您的公司流程
首先,从审核您的工作开始。意思是,写下您的团队定期运行的每个流程或程序。
为了确保你占领了一切,分而治之。在每个部门选择一个人(也就是您的主题专家)来支持他们团队的文档。
然后,让他们与团队中的每个人进行一对一的访谈。这些访谈应该捕捉到谁做了什么以及他们究竟是如何做的。
通过直接询问您的团队他们拥有哪些流程,您可以确保不会忘记任何内容。每次采访后,让他们将他们的笔记、录音或他们捕捉对话的任何方式发送给您。这样,您就可以将所有信息集中在一个地方。
第 2 步:整理信息
将所有信息集中在一个地方后,对其进行编辑以便任何人都可以理解它。因此,没有行话,没有跳过步骤,也没有假设先验知识。用简单的对话语言填补你能想到的每一个空白。但话虽如此,不要害怕剪掉重复的步骤。
在执行流程时,您的一些团队成员可能会扮演相同的角色。但他们每个人扮演的角色可能会有所不同。他们中的一个会做得最好、最有效、最有效。仅编辑此版本并将其放入您的 playbook 中。这样,您就可以标准化流程,以便在未来提供更一致的结果。
然后,以有意义的方式组织编辑后的信息。在 Trainual,我们喜欢按需要的部门来组织流程和政策。这意味着,我们有一个每个人都需要的流程集合,而另一个只有一个团队需要。
例如,我们的语音和风格指南可供公司的每个人都使用。因为每个人都以这样或那样的形式写电子邮件和谈论我们公司。这确保我们都使用相似的语言和技术。但只有我们的内容团队需要了解我们如何在我们的网站上格式化内容并构建内容。所以这进入了我们营销团队的手册。
第 3 步:分享您的手册
当您最终确定业务手册的某些部分时,开始将它们委派给人们。理想情况下,这将是不是很熟悉该过程的人。给他们文档,看看他们是否可以只使用您在 playbook 中编写的内容来运行游戏。
🔥 提示: 在 Leanx 中只需单击一下,即可将公司的流程分配给您的团队。并设置截止日期以确保他们在特定日期之前对其进行审查。这样,他们就会确切地知道要审查什么以及何时审查。因此,他们可以为此负责。想亲自尝试吗?
这个人第一次经历这个过程时,他们可能会有一些问题。注意他们问什么,因为这会让你知道你的文档中哪里有差距。
例如,如果团队成员不知道如何判断流程是否已完成,请在流程的早期引入预期结果。如果他们问你为什么有一个步骤,请考虑这个步骤是否真的重要。如果他们必须在过程中的任何时候猜测,那么您就完全错过了细节或一个步骤。
使用这些信息,返回并使用他们的问题来改进您的文档。然后,再次将其交给新人,直到他们带着预期的结果回来并且没有问题。
业务手册可确保您的公司平稳高效地运营
构建您的业务手册是一个迭代过程。所以,这不是你完美地做了一次,然后就再也不谈论的事情。相反,需要几次射击才能正确。
即便如此,您也必须不时回来完善它 – 或者随着流程的发展而完全更改它。否则,这个伟大的资源很快就会过时。您团队中的每个人都将按照自己的规则进行游戏。这是您最不希望您的业务发生的事情。